Enviar una Factura: La Manera Infalible de Recibir tu Pago más Rápido

El azote de cualquier dueño de negocio: recibir el pago a tiempo, gestionar los pagos pendientes y llevar un control preciso de cada transacción y cada factura. Nadie quiere estar persiguiendo a los clientes para cobrar y nadie quiere que el dinero en efectivo se les escape por errores de facturación o por retrasos en los pagos.

¿La solución más sencilla? Enviar facturas claras y profesionales.

Hoy en día, existen muchas soluciones de software de facturación asequibles, que son la mejor manera de mantener tus pagos organizados y controlar cada factura que envías a cada cliente. Poder crear, enviar y hacer seguimiento de todas tus facturas en un solo lugar elimina el estrés de la contabilidad, ahorrándote tiempo, dinero y preocupaciones.

Sin embargo, hay buenas prácticas a tener en cuenta al enviar facturas a tus clientes. A continuación, te mostramos algunas para ayudarte a mantener un flujo de efectivo constante, agilizar pagos y una buena relación con tus clientes.

Apariencia

Enviar facturas con una apariencia profesional es una forma sencilla de generar confianza y fomentar futuros negocios con cada cliente. Tener un diseño limpio con el logo de tu empresa es importante, pero asegurarte de incluir la información completa y correcta contribuye a una imagen profesional positiva y facilita los pagos en tiempo por parte del cliente.

Asegúrate de incluir:

• Fechas exactas: fecha del servicio, fecha de emisión de la factura, fecha de vencimiento del pago
• Detalles completos de la empresa: nombre completo de la empresa, información de contacto, métodos de pago aceptados
• Número de orden de compra o referencia del cliente
• Cargos detallados con información específica
• Total correcto

Consejo Pro: Si envías la factura por correo electrónico, hazlo en un correo independiente y usa una línea de asunto clara. Muy a menudo, las facturas se pierden en los buzones de entrada.

Tiempo

Muchos dueños de pequeños negocios dudan en enviar facturas antes de completar el servicio o trabajo. Sin embargo, si esperas hasta después del trabajo, corres el riesgo de interrumpir tu flujo de efectivo o, lo peor, olvidar enviar la factura, afectando así tu tiempo e ingresos.

Enviar una factura antes o después de un trabajo tiene sus pros y contras, y depende del tipo de servicio que ofrezca tu negocio y de tu relación con el cliente.

Una tercera alternativa es la facturación instantánea. Para los negocios en el sector de servicios en el hogar, envía la factura inmediatamente después de terminar el trabajo, mientras todavía está fresco en la mente de ambos. De lo contrario, con el software adecuado, puedes automatizar tus facturas con antelación y reducir el tiempo invertido en tareas administrativas. Solo asegúrate de discutir los términos de pago previamente con el cliente para evitar sorpresas.

Claridad

Probablemente sabes que los montos de pago deben acordarse con antelación, pero también debes tratar los términos de pago de la misma manera.

Los términos de pago deben establecerse en el momento de la reserva del servicio para asegurar la alineación con tu cliente. Ya sea “neto a 30 días”, “60”, “90” o “a la recepción”, asegúrate de dejarlo claro al cliente de antemano y verifica que sea factible según sus tiempos y hábitos de pago. Del mismo modo, asegúrate de que tu cliente sepa qué métodos de pago aceptas y cuáles no, para evitar problemas más adelante.

Cuando llegue el momento de enviar la factura, los términos de pago y los métodos aceptados deben estar claramente indicados en la propia factura (generalmente en la parte inferior), facilitando así los pagos rápidos y sin errores por parte del cliente.

Facilidad y Accesibilidad

¿La forma número uno de acelerar el flujo de efectivo? Aceptar tarjetas de crédito y ofrecer opciones de pago accesibles. Cuanto más fácil sea para tus clientes pagarte, más rápido lo harán. Ofrecer opciones de pago en línea es el camino a seguir, especialmente si quieres ahorrar tiempo y recibir tu pago sin demoras.

Hoy en día, hay un sinfín de maneras de pagar una factura. Y al ofrecerle al cliente múltiples formas de pagar en línea—escritorio, móvil, pago por mensaje de texto—dejarás poco espacio para pagos tardíos y mejorarás la experiencia del cliente.

Poder acceder y pagar una factura de múltiples maneras y en múltiples dispositivos resultará en pagos más rápidos y mayores niveles de satisfacción del cliente. Dado que vivimos en un mundo donde nuestros teléfonos generalmente están pegados a nuestro cuerpo, a los clientes les encanta el procesamiento de pagos móvil, ya que les ahorra tiempo y les da control inmediato sobre su pago.

Automatización

El tiempo es dinero, ¿verdad? Entonces, ahórrate algo de tiempo y automatiza tus facturas. (Especialmente si son recurrentes o si ofreces un servicio periódico).

Pero mientras lo haces, automatiza también los seguimientos de tus facturas. Es muy común que las facturas vencidas se conviertan en facturas no pagadas sin los seguimientos adecuados. Como, muy común. Un estudio citado en Entrepreneur estimó que las facturas impagas en todas las pequeñas empresas de EE. UU. ascienden a aproximadamente 825 mil millones de dólares, lo que equivale al 5% del PIB de EE. UU., promediando 84,000 dólares en facturas no pagadas por pymes.

¿Qué seguimientos automáticos deberías tener configurados?

• Recordatorio de pago próximo: No es necesario esperar hasta después de la fecha de vencimiento para enviar un recordatorio. Según tus términos de pago, envía un recordatorio amistoso 3, 7 o 14 días antes de la fecha de vencimiento para ayudar a tu cliente a recordar pagar sin ser demasiado invasivo.

• Recordatorio de pago atrasado: Lamentablemente, los pagos tardíos son inevitables, pero perseguir a los clientes es una pérdida de tiempo y energía. Configura recordatorios secuenciales después de la fecha de vencimiento para recordarle a tu cliente que es hora de pagar la factura pendiente y mantener estable tu flujo de efectivo.

• Confirmación de pago: Después de recibir el pago, envía un correo de seguimiento automático para agradecer a tu cliente por su pago. (Consejo Pro: Aprovecha esta oportunidad para pedirles una reseña).

Integración

¿Qué es aún más fácil que el software de facturación automatizado? El software de facturación automatizado integrado con tu sitio web, centro de contactos, mensajería, reseñas, procesamiento de pagos y gestión de facturas en tiempo real.

Tener una plataforma todo-en-uno te ayudará a mantenerte organizado, ahorrar tiempo, aumentar tus ganancias y mejorar la confianza y satisfacción del cliente. (Sabemos de algunas aplicaciones para pequeñas empresas ).

Tener todo en un solo lugar agiliza tu capacidad para comunicar claramente tus servicios, responder preguntas, alinear expectativas, entregar calidad y cobrar el pago. La buena comunicación es clave para relaciones sólidas con los clientes, y estas son clave para hacer crecer tu negocio.

Las facturas son, en última instancia, una forma muy simple de ser más eficiente con las operaciones de tu negocio. Puedes experimentar la magia transformadora de una facturación fácil y simplificada con nuestra prueba gratuita. Optimiza tu tiempo, mejora tus procesos de pago y fortalece la relación con cada cliente.

¿Ya usas GoSite? Mira este video para recordar cómo enviar fácilmente una factura desde nuestra plataforma todo-en-uno.

¡Feliz facturación, felices pagos, felices clientes!