10 Desafíos de Contabilidad para Pequeñas Empresas

Todos hemos estado allí. Es fin de mes y miras de reojo la pila desordenada de recibos y papeles sueltos en tu escritorio, esperando ser registrados. Ya sea que lleves tus libros tú mismo o uses un contador, los desafíos de la contabilidad para pequeñas empresas pueden parecer abrumadores, especialmente cuando tienes tantas otras demandas relacionadas con tu tiempo y la gestión de tus finanzas.

Según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., las ventas de pequeñas empresas representan el 99.9% de todas las transacciones comerciales realizadas en 2022. Sin embargo, a pesar de sus contribuciones económicas, muchos propietarios y operadores enfrentan dificultades para gestionar sus finanzas de manera eficiente y mantener el flujo de efectivo bajo control.

La verdad es que una contabilidad precisa es esencial para cualquier proveedor de servicios. Después de todo, “todo se trata de los números”: el control del efectivo y del buen uso de tu tiempo.

Si buscas formas de asegurarte de que todo esté en orden y de mantener el ritmo con las demandas de gestionar una pequeña empresa, has llegado al lugar correcto.

Ir a:

• ¿Qué es la contabilidad para pequeñas empresas?

• Desafíos contables que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas

• Cómo Combatir Desafíos

• En Conclusión

¿Qué es la Contabilidad para Pequeñas Empresas?

En sus términos más amplios, la contabilidad para pequeñas empresas se puede describir como los procesos y sistemas financieros utilizados para medir, informar y analizar el desempeño de tu negocio. Esto incluye el seguimiento de ingresos, gastos, activos, pasivos y otra información financiera importante que te ayuda a tomar decisiones informadas y a ahorrar tiempo.

Fuente: Patriot Software

Para empresas de servicios a domicilio como electricistas o jardineros, es vital entender cómo la contabilidad puede ayudarte a hacer crecer tu negocio.

Con la ayuda de un sistema eficiente para gestionar las cuentas por cobrar, puedes asegurarte de que los pagos se reciban a tiempo y administrar tu flujo de efectivo de manera más eficaz.

Sin embargo, existen muchos desafíos al gestionar una pequeña empresa, y la contabilidad puede ser complicada para algunos proveedores de servicios.

Desafíos contables que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas

En los negocios, el conocimiento es poder y puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Específicamente, el conocimiento contable que es esencial para dirigir tu empresa, ya que te permite tener siempre a la vista tus costos, ventas, ganancias y salud financiera. Pero los beneficios evidentes vienen con un costo para tu tiempo (y tu cordura). Aquí están los obstáculos que la mayoría de los propietarios-operadores están experimentando, los cuales afectan su capacidad para mantener una contabilidad impecable.

1. Flujo de efectivo irregular

En las pequeñas empresas, el flujo de efectivo irregular puede ser un desafío importante. El flujo de efectivo es la sangre vital de los proveedores de servicios a domicilio. Sin él, no tendrás suficiente dinero para cubrir gastos como nóminas y suministros.

Para empeorar las cosas, las empresas de servicios locales experimentan flujos de efectivo desiguales debido a fluctuaciones estacionales en la demanda o períodos inesperados de baja actividad. Gestionar un flujo de efectivo irregular puede ser difícil, pero algunas estrategias pueden ayudar a asegurar que tu empresa se mantenga a flote durante los tiempos difíciles.

Una estrategia clave es tener un buen control sobre tu presupuesto y tus previsiones tanto a corto como a largo plazo. Establecer un fondo de emergencia y planificar para los períodos lentos puede ayudarte a mantenerte financieramente estable y mantener un flujo de efectivo positivo incluso en tiempos difíciles.

También podrías evaluar tus habilidades para ver si eres capaz de ofrecer una gama más amplia de servicios que te permitan generar ventas durante los períodos tradicionalmente lentos. Usar un software de contabilidad también puede ayudarte a visualizar mejor tus ingresos y egresos, facilitando decisiones estratégicas a tiempo.

2. Conocimiento Financiero y Contable Limitado

Muchos propietarios-operadores de pequeñas empresas tienen dificultades cuando se trata de contabilidad y gestión financiera. Después de todo, para muchos proveedores de servicios a domicilio como manitas o fontaneros, la contabilidad no es su enfoque principal.

Ya sea que estés comenzando o hayas estado sirviendo a tu comunidad durante algún tiempo, hay algunos principios fundamentales que debes conocer sobre las mejores prácticas contables y financieras.

Contabilidad en efectivo vs. contabilidad por acumulación

Uno de los mayores desafíos para los operadores de servicios a domicilio es comprender la diferencia entre contabilidad en efectivo y contabilidad por acumulación.

Contabilidad en efectivo

La contabilidad en efectivo es la forma más simple de contabilidad y es más adecuada para pequeñas empresas con bajos volúmenes de transacciones (como los manitas o negocios locales de servicios). Con la contabilidad en efectivo, los ingresos y los gastos se registran cuando se recibe o se paga el dinero, lo que mantiene las cosas simples y permite una visión clara del flujo de efectivo.

Contabilidad por acumulación

La contabilidad por acumulación es un sistema contable más complejo, más adecuado para empresas más grandes con altos volúmenes de transacciones y necesidades más sofisticadas de software financiero. Con la contabilidad por acumulación, los ingresos y los gastos se registran cuando se ganan o se incurren, independientemente de cuándo se recibe o se paga el dinero, lo que requiere una gestión más estricta del tiempo y las finanzas.

Lo confuso aquí es que "ganar" e "incurrir" están separados del efectivo real que cambia de manos. Por ejemplo, contarías los ingresos cuando envíes una factura, no cuando el cliente la pague. O, si pagas por un servicio ahora, pero no lo utilizarás hasta más tarde, registrarías el gasto cuando lo pagaste, no cuando realmente lo usaste, según tu sistema de contabilidad y el software utilizado.

3. Gestión de Nóminas

La gestión de nóminas es esencial para mantener tus finanzas organizadas, ahorrar tiempo y cumplir con las leyes aplicables. Implica el seguimiento de las horas trabajadas, el cálculo de salarios, la retención de impuestos y la emisión de cheques o depósitos directos, todo lo cual puede ser optimizado con un buen software de contabilidad o de nómina.

Un proceso eficiente de nómina asegura que los empleados sean pagados de manera precisa y a tiempo, de acuerdo con las leyes laborales federales, estatales y municipales, impuestos y beneficios. Esto ayuda a fomentar la confianza entre empleadores y empleados, al tiempo que protege a tu empresa de costosas demandas por violaciones de leyes laborales o salariales.

Naturalmente, esto puede ser difícil de hacer por tu cuenta, razón por la cual muchas empresas eligen obtener ayuda con la gestión de nóminas a través del software contable. Contratar el proveedor adecuado de servicios de nómina puede ahorrarte mucho tiempo, dinero y estrés, además de proporcionarte una variedad de características y beneficios adicionales.

4. Seguimiento de Gastos Empresariales

El seguimiento de los gastos empresariales es crucial para administrar cualquier pequeña empresa. Los propietarios de negocios deben comprender sus ingresos y gastos para gestionar sus finanzas de manera efectiva y tomar decisiones informadas sobre el futuro de su empresa, especialmente cuando se trata de efectivo.

Llevar un registro de todas tus transacciones a través de un software de contabilidad te permite calcular con precisión los impuestos para los fines de declaración y determinar la rentabilidad o las áreas en las que puedas estar gastando de más. Puede ser difícil para los propietarios de pequeñas empresas adquirir el hábito de registrar cada gasto, por lo que mantenerse organizado desde el principio es esencial para el éxito financiero y el ahorro de tiempo.

5. Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria compara las transacciones del estado de cuenta bancario de una empresa con las que están en su sistema contable (es decir, transacciones de QuickBooks). Esto ayuda a garantizar que todos los flujos de efectivo entrantes y salientes estén registrados y contabilizados con precisión.

Esta precisión puede ser crucial para los propietarios-operadores de pequeñas empresas, que quizás no tengan suficientes recursos o tiempo para monitorear sus finanzas de cerca. Sin conciliar tus transacciones entre tus estados de cuenta bancarios y tu software contable/registro, podrías pasar por alto un gran gasto en la temporada de impuestos, sobregirar tu cuenta o, lo que es peor: comprometer la salud financiera de tu empresa de servicios.

Fuente: Universal CPA Review

Por ejemplo, supongamos que un cliente paga una factura con cheque, pero la deposita en tu cuenta más tarde de lo esperado debido a retrasos postales u otros factores externos. En ese caso, esta discrepancia será visible durante el proceso de conciliación y podría haber pasado desapercibida si no concilias tus cuentas regularmente, lo que resultaría en registros y reportes financieros incorrectos.

6. Uso inadecuado de Software de Contabilidad 

En primer lugar, te recomendamos encarecidamente que utilices software contable, si no lo estás haciendo ya. Hacer el seguimiento de tus transacciones manualmente es simplemente una carga demasiado grande si esperas tener tiempo suficiente para atender a tus clientes y hacer crecer tu negocio.

En todas partes en línea, verás anuncios de software diseñado para cubrir todas tus necesidades contables. Pero hay un detalle. Tienes que saber cómo usarlo. Y aunque la mayoría de los propietarios-operadores pueden aprender lo básico por su cuenta, es importante invertir algo de tiempo para familiarizarte con la tecnología que elegiste para manejar tus servicios financieros.

El software contable para empresas está diseñado para ayudar a los propietarios y operadores de pequeñas empresas a llevar un registro de sus finanzas, automatizar el proceso financiero y proporcionar registros precisos para fines fiscales y de contabilidad.

Es importante porque te ayuda a comprender tu flujo de caja, la elaboración de presupuestos, la previsión, la gestión de facturas, el procesamiento de nóminas y la elaboración de informes contables y financieros.

Para asegurarte de que estás aprovechando al máximo tu software contable, tómate un tiempo para investigar diferentes opciones antes de tomar una decisión. El retorno de la inversión (ROI) vale mucho la pena: pasar unas horas al principio para identificar qué plataforma de software financiero es la adecuada para ti puede ahorrarte miles de dólares al mes más adelante.

Finalmente, no olvides hacer copias de seguridad de tus datos regularmente para protegerte si algo sale mal.

¿Cuál es la diferencia entre el software contable y una herramienta de pago de facturas?

Para muchas pequeñas empresas, a menudo hay confusión entre el software contable y una herramienta de pago de facturas en línea. Aunque estas dos soluciones pueden solaparse en algunos aspectos, hay una diferencia importante relacionada con la gestión del efectivo, los servicios y las finanzas del negocio.

El software contable suele ser una solución integral que te ayuda a gestionar la mayoría (o todas) las áreas de los datos financieros en tu negocio. Generalmente incluye el seguimiento de ingresos, el seguimiento de gastos, la elaboración de presupuestos y la previsión, la generación de informes para impuestos y otros requisitos de informes, y el registro de transacciones provenientes de diversas fuentes, como cuentas bancarias o tarjetas de crédito, en el sistema. Por lo tanto, tienes una única fuente de verdad para toda tu actividad financiera y de contabilidad. Su objetivo principal es ayudarte a mantenerte conforme a las normativas del IRS y mantener registros financieros sólidos, mejorando tu gestión de efectivo.

Por otro lado, una herramienta de pago de facturas en línea se utiliza principalmente para agilizar los pagos de los clientes (haciendo que sea muy fácil para los clientes pagar, dándoles múltiples formas de pago y haciendo que el dinero entre en tu cuenta empresarial más rápido, lo cual mejora tu flujo de efectivo). Este tipo de software te permite crear y enviar facturas por los servicios prestados rápidamente, hacer un seguimiento en tiempo real del estado del pago de las facturas y gestionar la información del cliente para agilizar los procesos de facturación. Su función básica es hacer que sea lo más fácil posible para ti y tus clientes pagarte rápidamente y mejorar el flujo de efectivo.

Por ejemplo, un manitas local podría usar software contable para hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos relacionados con su negocio y servicios, mientras usa una herramienta de pago de facturas en línea para generar facturas profesionales y aceptar pagos de clientes de manera segura y rápida, garantizando así un mejor manejo de sus finanzas.

7. Errores en la Declaración de Impuestos y Auditorías

Los errores en tus declaraciones fiscales o auditorías pueden llevar a consecuencias graves, desde multas elevadas hasta cargos criminales.

Por ejemplo, si no reportas correctamente los ingresos en tu declaración de impuestos, el IRS podría iniciar una auditoría y podría descubrir ingresos no reportados junto con impuestos adicionales adeudados. Además, los errores al presentar las estimaciones trimestrales podrían resultar en sanciones por subpago de impuestos estimados o cargos por presentación tardía. Una mala contabilidad puede amplificar estos riesgos.

Los errores fiscales ocurren como resultado de una mala contabilidad, una presentación incorrecta o ambas. Suscripciones como TurboTax pueden ayudarte a presentar correctamente, pero no pueden remediar un mal seguimiento de gastos y ventas. Por eso, buscar la ayuda de un contador y utilizar software especializado en finanzas es una buena protección para tu negocio contra auditorías y sanciones. Invertir tiempo en organizar tu contabilidad vale la pena.

8. Cuentas por Cobrar Atrasadas

Las cuentas por cobrar atrasadas son un desafío común en la contabilidad de pequeñas empresas. Ocurren cuando los clientes tardan demasiado en pagar por bienes y servicios que ya se han proporcionado, lo que resulta en problemas de flujo de caja para el negocio.

Las cuentas por cobrar atrasadas pueden ser especialmente difíciles para los proveedores de servicios a domicilio, como limpiadores, mudanceros y cerrajeros, quienes a menudo reciben su pago al final de su trabajo o completan varios trabajos durante un período extendido. Este retraso puede dificultar el cumplimiento de costos como la nómina y los materiales necesarios para las tareas próximas.

Los errores fiscales ocurren debido a una mala contabilidad, una presentación incorrecta, o ambas. Las suscripciones como TurboTax pueden ayudarte a presentar correctamente, pero no pueden remediar un mal seguimiento de gastos y ventas. Por eso, buscar ayuda de un contador el uso de un buen software de contabilidad es una buena protección para tu negocio contra auditorías y sanciones.

9. Cuentas por Pagar Atrasadas

Las cuentas por pagar atrasadas (AP) son un problema que muchos propietarios-operadores enfrentan. En pocas palabras, es cuando no pagas tus facturas a tiempo o te retrasas en el envío de facturas a los clientes para su pago. Es esencial comprender por qué sucede esto, porque si no se maneja correctamente, podría costarle dinero a tu negocio e incluso dañar las relaciones con proveedores y clientes, afectando tu contabilidad general.

Para explicar las cuentas por pagar atrasadas, veamos un ejemplo. Supón que tienes una temporada ocupada y no tienes tiempo suficiente para procesar las facturas de los clientes. Envías las facturas, pero debido a la carga de trabajo, no puedes hacer un seguimiento rápido de ellas ni controlar cuándo vencen.

Esto significa que algunos de tus clientes pueden no pagar a tiempo o no pagar el monto completo. Como resultado, puede generar problemas de flujo de caja y cargos por pagos tardíos de los proveedores, lo cual puede ser muy costoso si no se controla a través de una buena gestión de contabilidad.

10. Olvidar Guardar los Registros Financieros

Como suena, este desafío consiste en recordar guardar los documentos esenciales, como recibos, facturas y estados de cuenta bancarios, que son vitales para la declaración de impuestos o para otros fines contables y de finanzas. Olvidar guardar los registros financieros puede llevar rápidamente a confusión y errores cuando llegue el momento de presentar los impuestos o completar otras tareas contables.

Por ejemplo, si no has estado guardando los gastos durante el año, podrías pensar que has gastado más de lo que realmente se registró en papel.

11. Mantenerse Organizado

Otro desafío importante en la gestión financiera es mantenerse organizado.

Hacer un seguimiento de facturas, recibos, cuentas y otros documentos puede ser abrumador y consumir mucho tiempo si no se hace correctamente. Establecer un sistema de archivo que funcione para ti mantendrá todo en un solo lugar y facilitará encontrar lo que necesitas cuando lo necesites, especialmente si usas un buen software de contabilidad.

La contabilidad puede ser algo técnico para la persona promedio, por lo que trabajar con un profesional capacitado, como un contador certificado por QuickBooks o un contador público certificado, puede ser el mejor escenario para tu negocio.

Cómo Combatir los Desafíos

Ahora que sabes cómo reconocer los errores contables comunes, aquí tienes algunas estrategias preventivas que puedes utilizar para mantener tu contabilidad organizada, tus finanzas claras y el flujo de efectivo bajo control de forma sencilla y eficiente.

Consejo #1: Automatiza Tus Procesos Financieros

La automatización empresarial es una excelente manera de agilizar tus procesos financieros, te recomendamos la aplicación de facturación y pagos de GoSite. Al automatizar estos procesos, puedes ahorrar tiempo y dinero al eliminar la entrada manual de datos, reducir el riesgo de errores y asegurar la consistencia en tus informes financieros.

Consejo #2: Utiliza Software Contable

Invertir en un paquete de software contable puede ayudar a reducir muchas frustraciones comunes asociadas con la gestión de finanzas y el control de efectivo en pequeñas empresas. Una solución de software contable efectiva puede proporcionar informes financieros precisos, agilizar la facturación y el procesamiento de pagos, simplificar la presentación de impuestos, controlar el flujo de efectivo, e incluso ofrecer información útil sobre el rendimiento de tus servicios o negocio.

Consejo #3: Subcontrata tu Contabilidad

Si no tienes los recursos o el conocimiento para gestionar tus propias finanzas y tu contabilidad, subcontratar tus responsabilidades contables a un profesional puede ser una decisión sabia para las pequeñas empresas. Contratar a un contador experimentado puede mitigar el riesgo financiero y mantener tus registros actualizados.

En Conclusión

Dirigir una pequeña empresa conlleva muchos desafíos, y uno de los más difíciles (y costosos) es la contabilidad. Intentar registrar transacciones, hacer un seguimiento de los gastos, monitorear el flujo de efectivo y organizar los registros financieros puede ser abrumador; aprender a evitar los errores (y evitarlos) es crucial para el éxito de cualquier propietario de una pequeña empresa.